Profesjonalny sekretariat - kluczowe miejsce w organizacji

1. Centrum dowodzenia – zasady organizacji profesjonalnego sekretariatu:
• Rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości firmy.
• Funkcja reprezentacyjna sekretariatu.
• Zachowanie, kultura osobista, ubiór.
• Kto jest naszym Klientem?
• Rola jakości, systemu i standardów obsługi.

2. Nowoczesna komunikacja biurowa:
• Rola komunikacji w pracy biurowej.
• Przekaz niewerbalny i jego znaczenie.
• Zakłócenia w przekazywaniu informacji, czyli bariery komunikacyjne.
• Aktywne słuchanie (kontakt wzrokowy, potwierdzanie, dopytywanie).
• Komunikatywność i precyzja wypowiedzi.

3. Kształtowanie osobistego wizerunku:
• Jak prezentować siebie i swoją firmę?
• Zdefiniowanie wizerunku, do którego należy dążyć.
• Wywieranie Pierwszego i Ostatniego Pozytywnego Wrażenia.
• Sztuka dyplomacji, na co dzień.

4. Pierwszy kontakt – przyjmowanie interesantów:
• Pierwsze wrażenie.
• Przedstawianie i zapoznawanie.
• Prawidłowe powitanie, pozdrawianie, przedstawianie się w różnych sytuacjach.
• Tytułowanie – formy, zasady, błędy.
• Towarzyszenie.

5. Profesjonalne odbieranie rozmów telefonicznych:
• Budowanie wizerunku przez telefon
• Rozmowa przez telefon.
• Przekazywanie informacji.

6. Planowanie i organizacja czasu pracy w sekretariacie:
• Zarządzanie czasem własnym i szefa.
• Ustalanie priorytetów i planowanie zadań.
• Monitoring realizacji zadań.

7. Organizacja spotkań:
• Rodzaje imprez.
• Przygotowanie.
• Zaproszenia.
• Plan miejsc.
• Przeprowadzenie spotkania.
• Efektywne zarządzanie naradami.

8. Kalendarz szefa – planowanie i przygotowywanie terminów i podróży:
• Rodzaje terminów.
• Koordynowanie terminów.
• Zarządzanie terminami.
• Lista pomocnicza.
• Niezbędne informacje do przygotowania podróży.
• Plan podróży.

9. Kultura dnia codziennego:
• Uprzejmość, uśmiech.
• Prawidłowy uścisk dłoni.
• Zasady: wzajemności, uszanowania prywatności, starszeństwa, tolerancji, dyskrecji, punktualności i pierwszeństwa.

10. Komunikacja w biznesie:
• Sztuka konwersowania: kontakt wzrokowy, mowa ciała, aktywne słuchanie, barwa i ton głosu.
• Small talk w rozmowach biznesowych.
• Tematy wskazane i zakazane.
• Jak unikać i reagować na gafy, przejęzyczenia, nietaktowne pytania.
• Bilety wizytowe i zaproszenia.
• Wręczanie upominków oraz kwiatów.

11. Redagowanie, kontrola i bezpieczeństwo obiegu dokumentów:
• Zasady adresowania i tytułowania w korespondencji.
• Kultura słowa pisanego.
• Styl i redakcja.
• Zasady redagowania zaproszeń, odczytywanie zaproszeń.
• Pozatreściowe aspekty korespondencji.
• Zasady etykiety w korespondencji przez internet.
• Zasady przyjmowania korespondencji.
• Zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji.
• Wysyłanie korespondencji.
• Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów.

12. Znajomość telefonicznego savoir-vivre`u:
• Umiejętność mówienia (język, treść wypowiedzi, wiedza fachowa), sposób mówienia. Dykcja
• Intonacja. Ton głosu – podstawowe narzędzie efektywnej rozmowy telefonicznej. Szybkość mówienia, tempo wypowiedzi.
• Kontrolowanie emocji podczas rozmowy telefonicznej.
• Telefonowanie z aparatu komórkowego i stacjonarnego.
• Etykieta telefoniczna.

13. Wskazówki dotyczące wdrożenia nabytych umiejętności w praktyce:
• Plan zmiany osobistej.

*Program chroniony prawem autorskim. Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, powielanie i wykorzystywanie części lub całości informacji, programów zawartych w ofercie Akademii Biznesu MDDP w formie elektronicznej lub innej bez zgody autora zabronione.